第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及河南城建学院有关档案工作的管理规定，结合公司实际，制定本规定。

第二章 档案管理

第二条 公司档案实行集中统一管理，公司办公室负责本项工作的具体管理，完成公司档案管理工作。

第三条 档案管理工作职责：

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

（二）统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

（三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（四）监督、指导本公司所属机构的档案工作。

第四条 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。并在上述各项工作的执行中严格履行登记手续；积极开发利用档案信息资源，为公司经营发展和各项工作服务。

第三章 档案的归档

第五条 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本公司内部形成的文件材料，如公司的规划、计划、总结、统计资料、人事劳资、会议记录、决议决定、协议、委托书、合同、项目投资方案、通知、通告等文件；

二、反映公司业务活动的材料以及各种证书、奖状、奖章、锦旗、照片、录像等材料；

三、各种设备的购进手续，领用登记手续，型号、分布、使用等的记录材料；

四、公司的各项规章制度，反映公司成立、合并、机构变化、人员变动、人员编制、大事记、简讯、调研报告等方面的文件材料；

五、上级机关印发的需要公司贯彻执行的文件，与公司业务有关需参照办理的、公司对此转发的文件，公司向学校及主管部门的请示，学校及主管部门对公司的批复、批示等文件；

六、公司的各项规章制度，反映公司成立、合并、机构变化、人员变动、人员编制、大事记、简讯、调研报告等方面的文件材料；

七、本公司投资的全资、控股、参股公司应向本公司提交的文件材料；

八、本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料；

九、其他需要归档的材料。

第六条 归档的时间及流程:

一、各类文档应尽快归档；

二、各类文档原件统一由公司办公室登记、归档。各类文件原件应及时归档，各部门可留存复印件。确需原件办公时，可在办公室办理档案借阅手续；

三、每季度结束，公司办公室集中对公司领导、各部门文件进行一次统一清理、归档工作；

四、每年度结束，公司办公室除对公司领导、各部门文件进行统一清理工作外，需将全年度各类档案统一造册、整理，使之形成年度档案。

五、公司产品、公司业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

六、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

七、公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

八、财务文件材料在财务年度终了后由财务部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

九、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

十、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第七条 下列文件材料应随时归档：

一、变更、修改、补充的文件材料；

二、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

三、公司产权变动过程中形成的文件材料；

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章 档案的鉴定

第八条 每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。

第九条 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

第五章 档案的销毁

第十条 档案销毁的具体工作由办公室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

第十一条 送交档案形成部门（分公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经处（分公司）级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第十二条 销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第六章 档案的保密安全

第十三条 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

第十四条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

第十五条 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第十六条 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及公司机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。

第七章 档案的利用

第二十条 凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。

第二十一条 案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十二条 查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由办公室、财务部、企业管理部等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由办公室安排。

第二十三条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经公司主管领导或总经理批准。

第二十四条 借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第二十五条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第二十六条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第八章 与学校档案馆的合作

第二十七条 公司档案管理工作应加强与学校档案馆的合作，按学校对档案管理的有关要求对档案做技术处理。

第二十八条 接受学校档案馆对公司档案管理人员的培训与指导。

第二十九条 对档案馆要求的档案，办公室负责将存档材料移交档案馆。

第九章 附则

第三十条 公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的补充。

第三十一条 本规定自颁布之日起执行。

第三十二条 资产公司的下属公司参照执行本制度。